Проблемная сессия
в IT-команде
видеть суть проблем, а не симптомы
Проблемная сессия — структурированная встреча для выявления и анализа корневых проблем.

  • На входе

    перечень проблем от членов команды

  • В процессе

    уточнение формулировок, обсуждение, выявление взаимосвязей, приоритизация

  • На выходе

    структурированное дерево проблем с установленными приоритетами и взаимосвязями

Важно! Проблемная сессия — для выявления проблем, а не для поиска решений. В этом ключевое отличие от стратегической сессии. Слушаем и структурируем. Обсуждаем. Создаем пространство для глубокого понимания.
Когда и зачем проводить проблемную сессию

  • 1. Диагностика продукта

    Зачем: Найти неявные противоречия во всех аспектах — от пользовательского опыта до технической архитектуры


    Когда: «всё работает нормально», но нет значимого прогресса

  • 2. Анализ конкретной проблемы

    Зачем: Понять все скрытые факторы и взаимосвязи, которые влияют на проблему (например, отток пользователей)


    Когда: есть конкретные симптомы, причины которых неочевидны для разных отделов

  • 3. Обсуждение процессов

    Зачем: выявить скрытые блокеры в рабочих процессах и коммуникации


    Когда: команда соблюдает процессы, но реальная эффективность не растет

Кто и зачем инициирует
Это примеры того, что видят, как действуют и как анонсируют сессию разные члены команды.
Блок «Как действует» — важен. Он защищает от собраний ради собраний.

Инициатор не обязан быть фасилитатором. Иногда полезнее привлечь нейтрального модератора. Особенно когда сами глубоко погружены в проблему.
Подготовка: что делать до сессии

Сформируйте состав участников с учётом выбранного фокуса

  • Для диагностики продукта

    пригласите представителей всех направлений: разработка, дизайн, исследования, маркетинг, поддержка. Нужен широкий охват мнений и перспектив.

  • Для анализа проблемы

    сфокусируйтесь на команде, непосредственно отвечающей за проблемную область. Дополните её смежными специалистами, на которых эта проблема влияет.

  • Для обсуждения процессов

    включите участников всей цепочки создания ценности — от планирования до эксплуатации.

Не забудьте про «тихие голоса». Эти люди обычно молчат на встречах, но часто видят ситуацию наиболее объективно.

Оптимальный размер группы — 5−6 человек, независимо от фокуса.

Сообщите всем участникам заранее о теме сессии, чтобы они могли подготовиться. Отправьте шаблон для сбора проблем и инструкции для их формулировки. Попросите внести данные до сессии. Это сэкономит время и сделает обсуждение глубже.

После сбора проблем вам понадобится какое-то время на обработку полученных материалов. Учитывайте это при установке дедлайна для участников сессии.

Структурируйте полученный материал. Сгруппируйте похожие проблемы. Сделайте первичную классификацию. Это стартовая точка для сессии.
Как правильно формулировать проблемы
Хорошо сформулированная проблема — ключ к эффективной сессии и дальнейшей работе.
Структура сессии
Планируйте встречу от 2 до 4 часов, но тайминг сильно зависит от выбранного фокуса, количества участников и особенностей коммуникации в команде.
После сессии: полезное, важное

  • Документируйте результаты

    и разошлите всем участникам

  • Запланируйте отдельную сессию

    по выработке решений (не сразу)

  • Включите результаты

    в регулярный процесс работы

Типичные ошибки и как их избежать
  • Поиск решений
    создайте «парковку идей», но возвращайте фокус на анализ проблем
  • Фокус на обвинениях
    переводите разговор с людей на процессы и системы
  • Слишком широкий фокус
    сужайте до конкретной области
  • Попытка решать всё сразу
    выбирайте 2−3 приоритетные проблемы
Повторять регулярно
Проблемная сессия — не разовое мероприятие, а инструмент регулярной работы.

Проводите её не только в кризисные моменты, но и в периоды стабильности. Ищите точки роста, а не только решайте явные проблемы.

И помните: правильно структурированная и понятая проблема наполовину решена. Хорошая проблемная сессия не та, где придумали много решений, а та, где все участники увидели ситуацию по-новому и синхронизировали свое понимание.

Выявляйте. Структурируйте. Осмысляйте. И только потом — решайте.